Vergaderen in digitale tijden

Vergaderen in digitale tijden

Het coronavirus gooit inmiddels al bijna een jaar roet in het eten. We hebben onze levensstijl moeten aanpassen en het digitale leven leren omarmen. Onze computer is stilaan een soort van beste vriend geworden, ook in het werkleven. Telewerk is dan ook meer en meer de norm geworden. Het heeft zijn voor- en nadelen, maar het is wel belangrijk dat je weet wat de mogelijkheden hiervan zijn. Niet alleen moet je het algemene takenpakket van thuis uit tot een goed einde brengen, maar ook de kunst van het online vergaderen onder de knie krijgen.

Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Niet alle medewerkers zitten op tijd in de online vergaderruimte, het platform waarop je belt doet niet wat het moet doen (we hebben ons allemaal wel al gefrustreerd over Zoom, niet waar?), er wordt door elkaar gepraat, niet iedereen levert een nuttige bijdrage… En zo kunnen we nog wel even doorgaan. Daarom geven we graag enkele tips en tricks over effectief vergaderen!

Vergaderen in digitale tijden

Vergaderingen: ze komen in allerlei geuren en kleuren

Niet elke vergadering verloopt volgens hetzelfde stramien. Aan de ene kant zijn er korte vergaderingen met een duidelijk doel, zoals bijvoorbeeld statusmeetings die peilen naar de stand van zaken van iedere deelnemer. Aan de andere kant staan visievergaderingen waar veel ruimte nodig is voor dialoog en discussie. Verlies dus zeker niet het doel van jouw vergadering uit het oog wanneer je de tips overloopt. Ze kunnen zowel op ‘normale’ als digitale samenkomsten worden toegepast.

Vergaderen en hoe jij je er het best op voorbereidt

  • No goal, no glory: Zorg ervoor dat je vooraf een duidelijk doel opstelt en dat alle deelnemers hier bekend mee zijn. Zet het topic daarom ook in de agenda als hoofdonderwerp. Zo kan je er tijdens de vergadering ook op toezien dat er niet te veel van wordt afgeweken. Wat is er nog belangrijker? Jezelf afvragen of er wel een vergadering nodig is voor het onderwerp. To meet or not to meet, that is the question.
  • Hoe minder zielen, hoe meer vreugd: Bij vergaderingen draaien we de gekende zegswijze liever om. Nodig enkel mensen uit die essentieel zijn tijdens de brainstorm. Zeker online wordt het al gauw een soep als er te veel mensen in dezelfde ruimte zitten. Personen die ook belang hebben bij de uitkomst van een vergadering, kan je altijd nadien nog op de hoogte brengen.
  • Preparation is everything: Licht de aanwezigen op voorhand voldoende in over welke rol ze moeten innemen en waarop ze zich moeten voorbereiden. Dit vereist natuurlijk dat er een agenda en doel zijn opgesteld, zodat iedereen ook weet wat er precies verwacht wordt en voorbereid moet worden.
  • Time is money: Plan een duidelijk tijdsslot in en maak er duidelijke afspraken over. Start op het geplande tijdstip en stop ook op het uur dat in de agenda staat. Dit vergt wel een zekere discipline, maar het helpt om de vrede te bewaren.
  • Go slow to go fast: Voorzie zeker voldoende tijd om samen over belangrijke onderwerpen na te denken en te discussiëren en start hier ook mee. Laat je niet verleiden om eerst wat kleinere zaken af te handelen, dit zou ertoe kunnen leiden dat je toch niet meer voldoende tijd overhoudt voor de belangrijke topic(s).
Vergaderen in het echt
Photographer: Christina @ wocintechchat.com | Source: Unsplash

Tips en tricks tijdens online vergaderen.

Tijdens het vergaderen zijn er verschillende zaken waarmee je rekening kan houden. Dit gaat vooral over aandacht hebben voor elkaar, voor het onderwerp en voor hetgeen waarde toevoegt.

  • Don’t talk old business: Sta niet te lang stil bij zaken uit het verleden. Soms is het wel nodig om terug te kijken, maar blijf daar niet te lang in hangen. Kijk vooruit!
  • Dare to park is een tip om soms te durven een dialoog af te ronden en je aan de agenda en timing te houden. Parkeer het onderwerp voor een volgende gelegenheid.
  • Agree to disagree: Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn. Meningsverschillen zorgen voor diversiteit en leiden zelfs vaak tot betere oplossingen.
  • Discuss content or lead process gaat over het gevaar om als moderator meegezogen te worden in de inhoud. Durf dan ook iemand te vragen om de rol van begeleider even op zich te nemen tijdens een onderwerp waarover je mee discussieert.
  • Stop de I-reflex: Probeer niet overal op in te gaan. Je mening is belangrijk natuurlijk, maar misschien niet elke keer.
  • Hier tegenover staat de tip ‘still waters run deep’. Laat ook de stillere personen aan het woord. Zij kunnen namelijk ook waardevolle ideeën hebben, maar durven vaak niet tussen beiden komen.

Last but not least…

Na maanden telewerk moeten we het misschien niet meer zeggen, maar uiteraard blijft het steeds belangrijk om camera en microfoon op voorhand te testen, achtergrondgeluiden te elimineren en ervoor te zorgen dat je niet gestoord wordt.

Ten slotte zijn er na de vergadering nog een aantal zaken te doen. Een verslag of actielijst opstellen, betrokkenen informeren en opvolging geven aan openstaande agendapunten. Ook in tijden van telewerk is dit allemaal van groot belang. Alles verloopt vanop afstand: het is essentieel om dit dus goed te organiseren. Medewerkers kunnen elkaar niet zomaar informeren over de meeting. Een gedetailleerd, verzorgd verslag is daarom een zeer belangrijk aandachtspunt bij telewerk.

Kortom, bepaal welke tips je wil gebruiken voor je eigen vergaderingen, probeer ze en evalueer ze. Kijk wat werkt voor jou en je team. MAAK VAN JULLIE TELEMEETINGS EEN SUCCES !

Gefascineerd door het onderwerp telewerk? Bekijk zeker ook onze video op de blog ‘Telewerk, zo werkt het wel!